Pubblicato su Impressions Magazine
Traduzione narrativa a cura di Beppe Quaglia

Consigli per garantire che i tuoi ordini di stampa arrivino ai tuoi clienti sempre in tempo.

Si presta MOLTA ATTENZIONE all’identificazione dei colli di bottiglia nel flusso di lavoro di produzione, ma sembra esserci meno attenzione a ciò che accade dopo la stampa dell’ordine.

Per alcune aziende, è proprio lì che le cose vanno completamente per il verso sbagliato. Fanno un ottimo lavoro nel produrre l’ordine interamente, ma per quel lungo elenco di passaggi “extra” che seguono la stampa – piegatura, confezionamento in buste di plastica, etichettatura, dropshipping, confezionamento, rietichettatura, applicazione di adesivi, ecc. spesso è un disastro.

Non vorrai certo finire in uno di quei negozi. Vediamo alcuni modi per semplificare il tuo flusso di lavoro di post-produzione, così da tornare a lavorare come una macchina ben oliata in men che non si dica.

Inizia dalle basi

Un concetto fondamentale da affrontare subito? Il tempo. Quanto tempo richiede ogni fase del processo di post-produzione?

C’è differenza di tempo tra attaccare le magliette all’etichetta del collo e fare lo stesso lavoro sulla cucitura dell’ascella? Oh, sì. A volte anche di più.

Per queste fasi, si consiglia di utilizzare medie temporali prudenti. Certo, potresti avere qualche dipendente di talento in grado di portare a termine rapidamente una notevole mole di lavoro, ma cosa succede se viene assegnato loro un altro progetto e subentra un novellino? È meglio prevedere una stima moderata del tempo necessario per completare un lavoro.

Prendi un orologio (o il tuo telefono) e cronometra per un po’ l’azione che stai svolgendo. Non solo una o due magliette, ma osserva un’intera pila. Cerca di capire cosa succede se aggiungi due o tre persone in più al progetto.

Utilizza questa media temporale al momento dell’inserimento dell’ordine per stimare quanto tempo il tuo negozio impiega per eseguire queste attività. Se l’ordine fosse sufficientemente grande, potrebbero essere necessari uno o due giorni lavorativi in ​​più per gestire questa fase.

Se non si calcola il tempo necessario per ogni fase del processo, il gruppo di post-produzione si ritrova spesso a dover faticare per completare il proprio lavoro quando si avvicina una scadenza e la produzione non è ancora terminata.

Considerate di utilizzare date di spedizione reali sui moduli degli ordini di lavoro. Nella maggior parte delle officine, la data di spedizione viene solitamente inventata o aumentata “per dare più tempo”, come direbbe qualsiasi responsabile di produzione. La verità è che tutti sanno che c’è più tempo, quindi la “scadenza” viene persa.

Se utilizzi la data di spedizione reale nel tuo sistema, la pressione aumenta per completare le attività prima. Forma i tuoi dipendenti su questo aspetto e modifica il tuo sistema.

Ottienilo in anticipo

Per progredire nella fase di post-produzione, è necessario iniziare e terminare la produzione prima di quanto si possa pensare. Gli ordini di piccole dimensioni non sembrano intasare i processi produttivi quanto quelli di grandi dimensioni.

Sarà un lavoro di squadra. Avrete bisogno che la grafica venga creata e approvata più velocemente. Che i prodotti vengano ordinati, ricevuti e preparati prima. Che gli schermi siano preparati. Che il lavoro venga messo in stampa e stampato con qualche giorno di anticipo. Se l’intero processo cambierà, le magliette saranno decorate e pronte quando il team di post-produzione si occuperà di quel progetto.

Come funziona la comunicazione nel tuo negozio? Il tuo gruppo lavora in team o ci sono troppi atteggiamenti di accusa e accuse quando qualcosa non va? Al tuo cliente non importa chi ha fatto cosa. L’unica cosa che gli interessa è che il suo ordine sia perfetto e venga spedito in tempo.

L’importanza dell’ergonomia

Osserva come lavorano le persone. Dove hanno difficoltà? Se devi fare qualcosa di massacrante e ripetitivo tutto il giorno, alla fine del turno di lavoro sarai esausto.

Sollevate il piano di lavoro in modo che sia comodamente accessibile, utilizzando un tavolo anziché il pavimento. Se il team ha bisogno di attrezzi, assicuratevi che siano a portata di mano.

Ho visitato negozi che hanno un’area per la preparazione degli ordini e usano trasportatori a rulli a gravità per spingere gli ordini confezionati verso la spedizione mentre lavorano. Quando non vengono utilizzati, vengono riposti. Perché è importante? Perché il loro team può concentrarsi sull’assemblaggio dei pacchi invece di perdere tempo a trascinare avanti e indietro le scatole al reparto spedizioni.

La regola P

Una pianificazione adeguata produce prestazioni ottimali. Questo vale per ogni reparto del tuo studio, ma sicuramente per la post-produzione. Sono un grande sostenitore della corretta programmazione del lavoro fin dall’inserimento degli ordini.

Ciò significa che se si ha un ordine di 500 pezzi che necessita di rietichettatura, appeso, piegato e confezionato in sacchetti di plastica, il 100 percento di tale lavoro viene programmato in anticipo affinché le squadre del reparto possano completare i loro compiti. Torniamo al monitoraggio del tempo menzionato in precedenza. Se li avete in un foglio di calcolo o in una tabella a cui fare riferimento, saprete approssimativamente quanto tempo ci vorrà per gestire quel carico di lavoro.

Esegui il backup della produzione delle decorazioni in modo che l’ordine sia pronto per la post-produzione il giorno appropriato. Tutto deve essere pianificato al momento dell’inserimento dell’ordine, non due ore prima che il camion UPS passi.

Ciò significa che anche gli altri reparti devono rispettare questa tabella di marcia. Il reparto artistico deve stare al passo con i propri obiettivi, proprio come la ricezione e gli acquisti. Anche in questo caso, è un lavoro di squadra.

Manuale o automatizzato?

Pensa a eliminare alcuni passaggi dal tuo processo. Come lo faresti?

Alcuni negozi allungano il nastro dell’asciugatrice nella parte posteriore, in modo che le camicie che scendono dal nastro siano appese e attaccate lì. Con una piega manuale, vengono squadrate e confezionate in un sacchetto di plastica. In pochi istanti, sono in una scatola. Naturalmente, questo non funziona con tutti gli ordini, poiché qualsiasi capo contenente poliestere dovrebbe essere completamente raffreddato. Ma si può notare l’elegante semplicità di toccare le magliette una sola volta invece di piegarle e spostare il processo in un altro reparto.

Altri negozi dispongono di macchine automatizzate per gestire queste attività. Non tutti gli ordini richiedono post-produzione, quindi se un certo numero di ordini ne ha bisogno, è meglio organizzarli separatamente in un’area diversa.

Il mio consiglio è di individuare i colli di bottiglia specifici. Dove si accumulano i problemi? È possibile fare diversamente? Ogni attività è diversa: ci sono considerazioni di spazio, denaro e manodopera da considerare. Devi trovare la soluzione più adatta alla tua attività.

Drop Shipping

Questa è un’abilità speciale di per sé. Trova la persona più organizzata del tuo team che ti aiuti a gestire le spedizioni. Può essere un incubo. Se sei fortunato, ogni indirizzo sulla lista riceve intere casse di camicie. Ma è come aspettarsi che il lato con il burro d’arachidi del pane cada a faccia in su quando cade. Di solito non succede così.

Invece, il cliente probabilmente desidera una dozzina di camicie da spedire a 843 indirizzi diversi, tre per ogni taglia. Invece di contare una, due e poi tre per ogni taglia, fate in modo che le camicie vengano raccolte alla fine del nastro trasportatore in gruppi di tre. Quando imballate il lavoro, prendete semplicemente quella piccola pila di tre camicie da ciascuna delle quattro pile di taglie. Queste vengono poi messe nella scatola e sigillate.

A volte, ogni singola spedizione di quell’ordine a 843 indirizzi ha quantità diverse. Ahi!

Se usi un foglio di calcolo, fai le cose una alla volta e cancellale man mano che procedi. Sii organizzato. Usa un righello o un foglio bianco per coprire le righe sottostanti ciò che stai completando in quel momento. Contare e ricontrollare conviene. Se ritieni che ci sia anche una minima possibilità che ci sia stato un errore, conta di nuovo. Non lasciare che sia il tuo cliente a scoprire il problema per te.

Spedizione

Per me, qualsiasi cosa venga spedita correttamente e in tempo è come segnare un touchdown per la nostra squadra. Se l’ordine non viene spedito correttamente o è in ritardo, è come percorrere l’intero campo da football per poi perdere la palla sulla linea delle due yard.

Se possibile, programma tutto il lavoro in modo che sia completamente completato e pronto per la spedizione un giorno lavorativo prima della data di spedizione. Questo darà al tuo team addetto alle spedizioni il tempo necessario per svolgere il proprio lavoro.

Tieni tutto in ordine. Se spedisci 843 pacchi a indirizzi diversi, puoi prestampare le etichette e averle pronte quando sarà il momento di imballare gli articoli. Questo aiuta a evitare che la spedizione venga effettuata per errore.

Se hai più pacchi da spedire insieme, ma provenienti da reparti diversi, assicurati di avere un’area “spedisci con”. Qui puoi conservare gli articoli completati mentre aspetti che il resto della spedizione venga preparato. Per ridurre i costi senza rinunciare a un elevato livello di servizio, se si inviano ordini di evasione degli ordini di e-commerce, si consiglia di prendere in considerazione servizi come UPS, FedEx, DHL ecc.

Le tre considerazioni più importanti sulla spedizione:

1. Dimensioni e peso dell’imballaggio: Oggigiorno, il peso volumetrico è tutto. Esamina la differenza tra le dimensioni e il peso della tua scatola/pacco più piccolo e leggero e quello della tua scatola/pacco più grande e pesante. Collabora con il tuo spedizioniere per determinare la scelta giusta.
2. Destinazioni di spedizione: Solo nazionale? Internazionale? Cosa devi sapere per spedire in un altro Paese? Assicurati di conoscere bene le regole.
3. Opzioni di spedizione: Quali sono i servizi o i corrieri più adatti alle tue esigenze?

Leadership

Se gestisci molto lavoro di post-produzione, hai bisogno di un leader forte. Qualcuno deve supervisionare l’azione e assicurarsi che tutto proceda correttamente.

Costruisci i tuoi processi. Pianifica il lavoro. Forma la tua squadra. Stabilisci aspettative chiare su ciò che deve accadere. Risultati migliori si ottengono quando tutti conoscono le regole e capiscono come raggiungere il successo, insieme.

Marshall Atkinson è il titolare di Atkinson Consulting, a Mesa, in Arizona. Offre consulenza ad aziende di decorazione di abbigliamento su efficienza operativa, miglioramento continuo, strategia del flusso di lavoro, pianificazione aziendale, motivazione dei dipendenti, gestione e sostenibilità. È relatore abituale in fiere di settore, autore e conduttore di due podcast, nonché co-fondatore della società di formazione Shirt Lab. È editore di Esperienza di Metà Viaggio, la newsletter leader sull’utilizzo di Midjourney per i professionisti creativi.